Prof. Dr. Alcay Kamis über die Gestaltung von Veränderungsprozessen in der Organisations- und Personalstruktur

Eine verbesserte Unternehmenskultur fördert die Veränderungs- und Entwicklungsfähigkeit von Organisationen. Unternehmenskultur ist neben der Fähigkeit zur Veränderung ein zentraler Wettbewerbsfaktor für Unternehmen der Branche geworden. Wer neben Strukturen, Prozessen und Technologie auch die Haltung und Kultur der Zusammenarbeit verändert, wird langfristig erfolgreich sein können. 

Ein Best Practice Beispiel aus seinem Unternehmen schildert Prof. Dr. Alcay Kamis, Geschäftsführer der städtischen gemeinnützigen Heimstätte in Bad Oeynhausen und Professor für Strategisches Management & Controlling an der EBZ Business School, im Interview.

Welche Entwicklungen haben Ihr Unternehmen in der Vergangenheit vor Herausforderungen gestellt?

So wie viele andere Wohnungsunternehmen derzeit auch, bewegen uns unterschiedlichste Themen von der regulatorischen Entwicklung. Das Thema Fachkräftemangel, aber auch die Frage “Schaffen wir das Thema Digitalisierung, wenn ja, wie und in welcher Geschwindigkeit?” beschäftigen uns. Vor diesen Herausforderungen stehen wir alle gemeinsam. Aus meiner Sicht konnten wir bisher im Rahmen unserer Möglichkeiten die Herausforderungen sehr gut meistern. Warum betone ich das? Wir müssen in der Regel, wenn wir vor neuen großen Herausforderungen stehen, auch immer darüber nachdenken, welche Absprungbasis habe ich und welche historischen Verwurzelungen habe ich im Unternehmen. Wenn wir über das Thema Fachkräftemangel diskutieren, kann das natürlich auch eine versteckte Kritik an die vorhandene Personalstruktur sein. Im Gegenzug muss man sich mal die Frage stellen. Haben wir eine ausreichende Belastungsoptimierung im vorhandenen Bestand und welche Fähigkeiten haben wir, die wir derzeit noch nicht ausgeschöpft haben? Um diese Fragen zu beantworten haben wir eine umfangreiche Unternehmensanalyse durchgeführt, in der wir uns kritisch mit uns selbst auseinandergesetzt haben. Wir haben selbstverständlich auch die Umwelt analysiert und sind gerade dabei, die vielfältigen Themen gemeinsam abzuarbeiten.

Welche Rolle haben Ihre Mitarbeitenden dabei gespielt, diese zu bewältigen?

Die Mitarbeiter haben eine wesentliche Rolle dabei gespielt, aber wir müssen uns in der Unternehmensführung immer wieder die Frage stellen, sind die Mitarbeitenden Leistungsfaktor oder auch Kostenfaktor? In der Regel sollten die Mitarbeitenden deutlich mehr Ertrag bringen, als sie Aufwand kosten. Auch diese Frage haben wir uns gestellt und überlegt, welchen Beitrag können die Mitarbeitenden im Rahmen des Veränderungsprozesses beitragen und leisten? Im Übrigen bin ich der festen Überzeugung, dass in der Regel in den Unternehmen unheimlich viel Wissen vorhanden ist. Wir müssen uns auch in einer Führung die Frage stellen, konnten wir bisher das umfangreiche Wissen der Mitarbeitenden vollumfänglich ausschöpfen. Meine Erfahrung ist, dass unheimlich viel Potenzial da ist, was wir derzeit auch schöpfen. Das heißt ja, die Mitarbeitenden haben einen wesentlichen Beitrag zu dem Veränderungsprozess geleistet, denn das sind die einzigen Menschen in den Unternehmen, die tatsächlich auch den Change vorantreiben können. Wir sind regelmäßig mit den Mitarbeite/-innen, auch mit externer Unterstützung, im Austausch. So führen wir gerade eine Analyse der Unternehmenskultur durch. Zunächst wollen wir verstehen, was ist das gemeinsame Verständnis der Unternehmenskultur, wie sieht die aktuelle Kultur aus und wie soll diese künftig aussehen.

Welche Maßnahmen setzen Sie bezüglich Ihrer Unternehmenskultur aktuell konkret um und wie wird der Erfolg dieser Transformation gemessen?

Wir beschäftigen uns derzeit mit der sogenannten Diskrepanz Analyse mit externer Unterstützung, in dem Fall durch den EBZ Trainer Christian Thomas, der in unserem Hause derzeit Workshops durchführt und erfolgreich versucht die Belegschaft für dieses Thema zu sensibilisieren. Wir bekommen von den Themen aktuell gemeinsam ein völlig anderes Verständnis, was zu einer kulturellen Bereicherung im Unternehmen führt. Darüber hinaus sind wir jetzt angehalten, das Wissen zu transformieren, also die operativen Gedanken in operative Taten dann auch umzusetzen und zu übersetzten. Das machen wir, indem wir das Wissen dokumentieren, miteinander teilen und regelmäßig auch überprüfen, was wir aus den Veranstaltungen mitgenommen haben und welche dieser Themen wir in die Umsetzung bringen. Für mich eine weitere wichtige Frage ist, woran können wir unseren Erfolg messen? Diese Frage versuchen wir gerade so transparent wie möglich zu beantworten und zu übermitteln, ob wir erfolgreich sind und wenn ja, woran es gemessen wird? Ich habe in meinem Unternehmen vor zweieinhalb Jahren sehr gewachsene Strukturen vorgefunden, die zu dem Zeitpunkt mit Sicherheit durchaus angemessen waren, doch die aktuellen regulatorischen Herausforderungen erfordern neue und andere Anforderungsprofile, auch an die Belegschaft.

Wir konnten uns in den letzten zweieinhalb Jahren unheimlich gut in den unterschiedlichsten Bereichen entwickeln. Wir haben eine Stabsstelle eingerichtet im Bereich der Unternehmensentwicklung, was für kleinere Wohnungsunternehmen mit Sicherheit luxuriös ist, aber mir künftig zwingend notwendig erscheint. Wir haben ebenfalls unser Risikomanagement völlig neu aufgesetzt und haben erstmals in der Geschichte des Unternehmens Verkehrssicherungsbegehungen durchgeführt. Zudem haben wir unser Berichtswesen neu aufgesetzt und darüber hinaus noch ein Unternehmenshandbuch dokumentiert, in welchem alle Prozesse aufgenommen und aufgeschrieben sind, sodass beispielsweise auch die Onboarding Prozesse mit den neuen Mitarbeitenden deutlich einfacher und geräuschloser ablaufen. Insofern haben wir in unterschiedlichsten Bereichen, beispielsweise auch im Bereich des Einheitspreises Abkommens, gute Entwicklungen erfahren dürfen. Wir sind natürlich mit dem Entwicklungsprozess noch nicht fertig und werden auch niemals mit der eigenen Entwicklung fertig werden. Dennoch bleiben wir weiterhin dabei. Ich bin mit dem Weg und dem Erfolg der letzten zweieinhalb Jahre in meinem Unternehmen sehr zufrieden.

Vielen Dank für die Möglichkeit, mit diesem Interview einen Beitrag zu den Themen zu leisten, die in der EBZ Akademie fokussiert werden. Ich persönlich bin seit 2014 aktiv in der freue mich sehr auf eine fortlaufend erfolgreiche Zusammenarbeit.