Die WohnBau Westmünsterland eG wurde 1910 in Borken gegründet und bewirtschaftet insgesamt über 5.600 eigene und fremde Wohneinheiten. Als Ende 2023 ein neuer Immobilientechniker bei der WohnBau eingestellt werden sollte, nahm das Unternehmen dies zum Anlass, sich intensiv mit dem Thema Onboarding und Wissensmanagement auseinanderzusetzen. Bei genauerer Betrachtung stellte die genossenschaftliche Unternehmensgruppe fest, dass in den nächsten Jahren die Hälfte der Immobilientechniker, die eine wichtige Schlüsselposition im Unternehmen besetzen, altersbedingt ausscheiden wird. Diese Stellen müssen entsprechend sukzessive nachbesetzt werden.
„Immobilientechniker sind in der Regel Quereinsteiger aus spezifischen Handwerksberufen. Im Berufsalltag benötigen sie für ihre Rolle zunächst eine einheitliche wohnungswirtschaftliche Wissensbasis. Dieses Wissen wird aber aufgrund der stetig voranschreitenden technologischen Entwicklungen im Gebäudebestand konsequent anspruchsvoller“, erklärt Nicolas Brinckmann, Abteilungsleiter Hausbewirtschaftung der WohnBau Westmünsterland eG.
„Am Rande einer NEOVID-Veranstaltung zu den Themen Mitarbeiterfindung und Mitarbeiterbindung habe ich mit Rüdiger Grebe, dem Leiter der EBZ Akademie, gesprochen“, berichtet Nicolas Brinckmann über den Beginn der Zusammenarbeit.
„Die EBZ Akademie hat den Bedarf eines Onboarding-Konzepts sofort verstanden. Aus eigens durchgeführten Studien kennt der Bildungsanbieter den Faktor Fachkräftemangel, die große Nachfrage nach Immobilientechnikern, aber auch die Problematik, dass diese Quereinsteiger in die wohnungswirtschaftlichen Abläufe eingearbeitet und integriert werden müssen.“
Der Onboarding-Plan: Ein „Rundum-sorglos-Paket“ für Quereinsteiger
„In einem Workshop haben wir uns über Rollenprofile verständigt, diese geschärft und darauf aufbauend einen professionellen Einarbeitungsplan entwickelt“, so Anne Klimek, Senior Consultant Organisations- und Personalentwicklung bei der EBZ Akademie. „Dabei stellten wir uns beispielsweise die Fragen, welche Schnittstellen die neuen Mitarbeitenden im Rahmen der Einarbeitung kennenlernen sollten, und welches Wissen benötigt wird, um das Aufgabenfeld des Immobilientechnikers gut auszugestalten.“
Damit wurde auch die Basis für den Einstieg in ein professionelles Wissensmanagement gelegt. Dieses kann bei zukünftigen Stellenausschreibungen, dem Aufbau von internen Wissensträgern und einem strukturierten Wissenstransfer bei ausscheidenden Wissensträgern genutzt werden. Die Beschäftigung mit Wissenstransfer aber auch mit Rollenbildern ist für ein Wohnungsunternehmen sehr wertvoll. Der Plan kann auch als Musterschablone für neue Mitarbeitende beispielsweise im kaufmännischen Bereich dienen.
Einen Schritt voraus – Transformation von Rollenprofilen
„Weil die Tätigkeitsfelder und Aufgabenprofile in der Wohnungswirtschaft sich ändern und komplexer geworden sind, ist ein Blick in die Zukunft sinnvoll. Im Zuge der Neubesetzung ist es wichtig, sich als Unternehmen klar zu werden, welche Kompetenzen die neuen Mitarbeitenden für die neuen Rollen in der Zukunft mitbringen müssen“, erklärt Anne Klimek. „Die WohnBau Westmünsterland eG handelt hier sehr vorbildlich.“
„Welche Menschen suchen wir, und welche Fähigkeiten müssen diese mitbringen? Diese Fragestellungen begleiten nun unseren Blick in die Zukunft. Denn uns ist klar, dass sich die Stellen und Rollen transformieren werden“, fügt Nicolas Brinckmann hinzu.
Allgemein stehen die Expertinnen und Experten der EBZ Akademie den Unternehmen nach einer Grundlagenanalyse beratend zur Seite. Sie prüfen, wo ein strukturierter Wissenstransfer von den alten auf die neuen Mitarbeitenden erfolgen kann – zum Beispiel durch interne Maßnahmen – oder wo eine Teilnahme an Weiterbildungsangeboten sinnvoll ist.
„Wir sind sensibilisiert für das Thema Personalbedarfsplanung. Aufgrund des Onboarding-Konzepts können wir nun neue Mitarbeitende schneller, effizienter und strategisch besser einarbeiten“, so Nicolas Brinckmann. „Dieses Wissen würde auch anderen Unternehmen weiterhelfen.
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