12 Hacks für effizientes Arbeiten in Organisationen

Überall hören und lesen wir, dass sich die Arbeitswelt vor dem Hintergrund von Digitalisierung und New Work stark verändern muss. Im Folgenden haben wir 12 niedrigschwellige Ideen und Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Effizienz und damit auch die Transformation in Ihrem Unternehmen vorantreiben können.

#1 E-Mail- und Wissensflut

keine strukturierte Kommunikation im Unternehmen – keine einheitliche Informationsablage (aufwendige Suche nach Informationen) – Wissen geht verloren

Lösung:

Einführung von Microsoft Teams und Sharepoint (Office 365)
Workshop: Moderne interne Kommunikation über digitale Kanäle
Workshop: Workhacks

#2 Projekte versanden im Alltag

keine Verbindlichkeit – kein Überblick – Projektarbeit wird als Mehraufwand empfunden

Lösung:

Aufbau von Projektstrukturen
Einführung eines Projektbüros
Entwicklung einer einheitlichen Projektmanagement-Methodik/Leitfaden/Handbuch
Einführung von Multiprojektmanagement
Workshop zum Thema Projektmanagement

#3 Einführung von Prozessen

Welche Maßnahmen sind erforderlich, damit die neuen Prozesse gelebt und weiterentwickelt werden?

Lösung:

Aufbau eines Prozessteams (Kompetenzen, Organisation)
Erstellung eines Prozesshandbuchs
Aufbau von Multiplikatorensystemen (Keyuser-Konzept)
Produktion von Lernvideos (z.B. Screencast)
Regelmäßige Stand-Ups
Barrierearme Kommunikation Prozessteam/Mitarbeiter z.B. über Microsoft Teams (Microsoft365)

#4 Digitalisierungsprojekte umsetzen

Im Unternehmen sind keine Ressourcen vorhanden, um Digitalisierungsprojekte umzusetzen.

Lösung:

Workshop zur Priorisierung der Digitalisierungsprojekte (Erstellung einer digitalen Roadmap)
Durchführung einer Zukunftswerkstatt
Neueinstellung eines Digitalisierungsexperten (Stellenausschreibung außerhalb der Branche)
Ausbildung von ausgewählten Mitarbeitern zu Digitalisierungs- und Transformationsmanagern

#5 Suche nach qualifizierten Mitarbeitern

Suche nach qualifizierten Mitarbeitern ist erfolglos – neue Mitarbeiter und Seiteneinsteiger schnell fit machen für neue Aufgaben

Lösung:

Begleitendes Konzept für digitales Onboarding-Programm
Einführung eines Lernmanagement-Systems (z.B. LMS 365)
Wissen im Unternehmen selbst aufbereiten und bereitstellen (digitale Lerntools etc.)

#6 Viele erfahrene Mitarbeiter verlassen das Unternehmen

Die Gefahr besteht, dass das Erfahrungswissen der Kollegen verloren geht.

Lösung:

Altersstrukturanalysen erstellen
Workshop: Von anderen Generationen lernen und profitieren. Zusammenarbeit gestalten.
Mentorenprogramme
Implizites Wissen im Unternehmen aufbereiten und bereitstellen (digitale Lerntools etc.)
Wissensstafetten
Einführung Lernmanagement-System (z.B. LMS365)

#7 Das Umfeld gerät aus dem Blickfeld

Wir bekommen nicht mit, was um uns herum passiert. Es besteht die Angst, dass wir abgehängt werden.

Lösung:

Austausch mit Unternehmen aus anderen Branchen
Mitarbeiter motivieren, eigene Netzwerke innerhalb und außerhalb der Branche aufzubauen
Beteiligung an Working out loud-Zirkeln (WOL)
Innovation Journey
Aufbau eines Innovationsteams

#8 Die Mitarbeiter sind unzufrieden

Unzufriedenheit, weil die Führungskräfte ihre Führungsaufgabe nicht oder nur unzureichend erfüllen – keine Verbindlichkeit – keine Leitplanken – keine Veränderungsbereitschaft

Lösung:

Entwicklung von einheitlichen Führungsgrundsätzen im Führungsteam
Ausbildung der Führungskräfte
Regelmäßiges Feedback der Führungskräfte/ 360-Grad Feedback
Einführung von Mitarbeitergesprächen
Stärkung der Rolle: Führungskraft als Coach

#9 Die Kundenerwartungen steigen

Kunden beschweren sich über unzureichende Servicequalität.

Lösung:

Aufstellen einer Customer Experience Journey
Aufstellung einer Roadmap mit Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit
Workshops mit den Kunden
Kundenbefragung

#10 Probleme, Mitarbeiter und Azubis zu rekrutieren

Wie kann sich das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber darstellen?

Lösung:

Workshop zur Stärkung der Arbeitgebermarke
Workshop Unternehmenskultur: Ist – und Soll-Vergleich
Aufbau eines Employer Branding Konzepts

#11 Seminare für Mitarbeiter ohne nachhaltige Verbesserung

Besuch von externen Seminaren, ohne dass eine nachhaltige Performanceverbesserung im Nachgang beobachtet werden kann

Lösung:

Vor- und Nachbereitung der Weiterbildungsveranstaltungen
Individuelle und auf das Unternehmen zugeschnittene Inhouse-Trainings
Eigene Lernformate entwickeln
Aufbau einer Lernkultur

#12 Kommunikation leidet durch mobiles Arbeiten

Durch mobiles Arbeiten, Homeoffice und flexible Arbeitszeitmodelle findet weniger soziale Interaktion statt.

Lösung:

Digitale Möglichkeiten für mehr Kollaboration und Interaktion schaffen (Social Intranet, Kollaborationstools)
Anlässe für analoge face-to-face Kommunikation schaffen (Events, Teammeetings usw.)